Šablonas ir duomenų kilmė
Dokumento tipas turi savininką, versiją ir leidžiamus kintamuosius. Kliento rekvizitai imami iš patvirtinto registro, komercinės sąlygos – iš suderinto pasiūlymo. Trūkstamas terminas ar neatitinkanti šalis perduodami tikslinti. Agentas negali sukurti juridinio įsipareigojimo vien todėl, kad šablone liko tuščias laukas.
Būsenų modelis
| Būsena | Ką ji reiškia |
|---|---|
| Projektas | Dokumentas parengtas peržiūrai |
| Patvirtinta versija | Nurodytą turinį priėmė įgaliotas asmuo |
| Pateikta pasirašyti | Užklausa priimta pasirašymo sistemoje |
| Pasirašymo eiga | Tikrinama pagal konkretaus produkto būsenas |
| Galutinis failas gautas | Atsisiųstas ir patikrintas dokumentas |
| Byla užbaigta | Failas, metaduomenys ir įrodymai saugomi pagal taisykles |
Tai vidinis proceso modelis, o ne visų pasirašymo sistemų API būsenų sąrašas.
Iliustracinė versijos išimtis
Vadybininkas patvirtino sutartį v3. Po to pakeista paslaugos kaina ir sukurta v4. Ankstesnis patvirtinimas neturi leisti siųsti v4. Jei v3 jau pateikta pasirašyti, jos keitimas sprendžiamas pagal pasirinktos platformos galimybes ir dalyvių informavimo taisyklę.
Neatsakęs ar atsisakęs pasirašyti gavėjas nėra „techninė sėkmė“. Dokumento pateikimas ir visų šalių pasirašymas turi skirtingas baigtis.
Pasirašymas ir archyvas
Dokobit integracijoje atskiriame Portal API, Documents Gateway ir kitus produktus. Callback pranešimas inicijuoja patikrą; galutinė byla užbaigiama tik gavus tikrą failą ir reikalingus patvirtinimus. Detali eiga pateikta sutarčių straipsnyje (straipsnis dar nepaskelbtas).
Dokumentų prieigos ir saugojimo terminai nustatomi pagal dokumento paskirtį bei taikytinus reikalavimus. Agentų žurnalai neturi tapti nevaldomu papildomu sutarčių archyvu. Ištrynimas, eksportas ir prieigos atšaukimas aprašomi atskirai.